Jouw persoonlijke virtual assistant
Rust achter
de schermen.
Ruimte voor zorg.
Een agenda die klopt. Patiënten die teruggebeld zijn. Administratie die bijblijft. Ik ben Gwen en ik neem het graag van je over.
ervaring
Wat ik uit handen neem
Al die kleine taken.
Samen een volle werkdag.
Een afspraak verplaatsen, iemand terugbellen, die mailbox opvolgen. Ik zorg voor de praktische opvolging, met aandacht voor jouw manier van werken.
Een plek vrijgekomen?
Ik volg het op.
Een annulering hoeft geen leeg blok te blijven. Ik neem contact op met je wachtlijst en stem nieuwe afspraken af binnen jouw planning.
- Afspraken inplannen, wijzigen en bevestigen
- Vrijgekomen plaatsen actief opvolgen
- Je agenda en wachtlijst bijwerken
Iemand terugbellen?
Ik neem het op.
Soms kom je tijdens je werkdag niet toe aan die terugbelronde. Ik volg patiënten of klanten op volgens onze afspraken en leg de uitkomst vast.
- Patiënten en klanten bellen voor afspraken
- Beschikbaarheid navragen bij je wachtlijst
- Terugkoppelen wat er besproken is
Die stapel blijft liggen?
Ik breng er lijn in.
Een lijst bijwerken, documenten controleren of ontbrekende informatie opvragen. Ik werk de afgesproken administratie bij en houd je op de hoogte.
- Gegevens, documenten en lijsten bijwerken
- Ontbrekende informatie opvragen
- Teksten nalezen op taal en duidelijkheid
Nog zoveel ongelezen?
Ik help je vooruit.
Je mailbox vraagt aandacht, ook als je werkdag al vol zit. Ik orden berichten en volg afgesproken vragen op. Wat jouw antwoord nodig heeft, leg ik aan je voor.
- Binnenkomende berichten ordenen
- Antwoorden volgens afgesproken richtlijnen
- Openstaande vragen opvolgen
Voor mensen die voor anderen zorgen
Jij bent er voor hen.
Ik ben er voor jou.
Als je met mensen werkt, telt je aandacht. Praktivia helpt je om die aandacht te houden bij je patiënten, cliënten en klanten.
Vertel me over jouw praktijkMedische & tandartspraktijken
Van afspraken en herinneringen tot het opvolgen van vrijgekomen plaatsen.
Paramedici & zorgverleners
Praktische ondersteuning voor onder meer logopedisten, kinesisten en andere zelfstandige zorgverleners.
Zelfstandigen & kleine ondernemingen
Overzicht in je mailbox, klantenopvolging en dagelijkse administratie.
Aangenaam, ik ben Gwen
Een persoonlijke aanpak.
Een vaste rechterhand.
Met meer dan tien jaar administratieve ervaring, ook binnen de zorg, weet ik hoeveel werk er achter een vlotte praktijk schuilgaat.
Met Praktivia neem ik die praktische opvolging op mij. Je werkt rechtstreeks met mij samen. We spreken af wat ik overneem, wanneer ik bereikbaar ben en wat voor jouw praktijk prioriteit krijgt.
Vanuit Herentals ondersteun ik klanten op afstand in heel Vlaanderen. Werk je liever op bepaalde momenten samen ter plaatse? Dan bekijken we wat past.
Zo werkt het
Samen starten.
Stap voor stap.
Je hoeft niet alles ineens uit handen te geven. We beginnen bij de taken die vandaag het meeste van je tijd vragen.
- 01
We maken kennis
Waar blijft werk liggen? Wat wil je graag loslaten? Ik luister naar jouw praktijk en je verwachtingen.
- 02
We maken afspraken
We leggen taken, uren, bereikbaarheid, toegang en vergoeding vast. Zo weet je precies waar je aan toe bent.
- 03
Ik ga aan de slag
Ik leer je werkwijze kennen en neem de afgesproken taken over, met een duidelijke terugkoppeling.
- 04
We sturen bij
We bekijken wat goed loopt en wat anders moet. De ondersteuning groeit mee met wat jij nodig hebt.
Goed om te weten
Nog een vraag?
Heel begrijpelijk.
Administratie uit handen geven vraagt vertrouwen. Dat begint met duidelijke antwoorden.
Stel me je vraagWat doet een virtual assistant precies?
Een virtual assistant is een echte persoon die je op afstand praktisch ondersteunt. Bij Praktivia ben ik dat: Gwen. Ik help met je agenda, telefonische opvolging, mailbox en administratie. Ter plaatse samenwerken bespreken we apart.
Werk je met onze bestaande programma’s?
We bekijken samen welke agenda, mailbox en programma’s je gebruikt. Voor de start spreken we af welke toegang en uitleg nodig zijn. Zo sluit de ondersteuning aan op jouw werkwijze.
Kan ik ook een beperkt aantal taken uitbesteden?
Ja. Je hoeft niet je volledige administratie uit handen te geven. We bespreken een afgebakende opdracht of terugkerende ondersteuning, afhankelijk van je behoefte en mijn beschikbaarheid.
Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie?
Voor de start maken we afspraken over vertrouwelijkheid, toegang en de verwerking van informatie. We beperken de toegang tot wat nodig is voor de afgesproken taken. Deel via een eerste contactbericht nog geen patiëntgegevens of medische informatie.
Ben je de hele dag telefonisch bereikbaar?
Telefonische opvolging gebeurt binnen de werkmomenten die we vooraf afspreken. Praktivia biedt geen permanente telefoonbezetting of medische triage. Zorginhoudelijke vragen en beslissingen blijven bij de zorgverlener.
Wat kost de ondersteuning?
De vergoeding hangt af van de taken en de gewenste ondersteuning. Na onze kennismaking spreken we de prijs en voorwaarden duidelijk af, vóór we samenwerken.
Laten we kennismaken
Wat mag er van
jouw to-dolijst?
Vertel me waar je vandaag tijd verliest. Samen bekijken we welke ondersteuning je werkdag lichter maakt.
info@praktivia.be +32 472 31 63 05